De AdMemo App
Hoe wij een app bouwden waarmee zzp’ers hun administratie spraak gestuurd en on-the-go bijhouden.
Veel zzp’ers doen hun administratie pas aan het einde van de dag. Of erger: aan het einde van de week. Uren worden teruggehaald uit geheugen, bonnetjes liggen verspreid en facturen blijven liggen. Dit kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot fouten, gemiste omzet en onnodige administratieve druk.
Voor dit project ontwikkelden wij (onder een aparte merknaam: Admemo) een AI-gedreven administratie-app die dit proces fundamenteel anders aanpakt. Geen losse tools of handmatige stappen meer, maar één centrale workflow waarin alles samenkomt.
Van losse handelingen naar één workflow
Voorheen moesten gebruikers hun uren achteraf reconstrueren, bonnetjes handmatig overtypen en facturen opstellen in een apart systeem. Met de app verandert dit proces volledig: werkzaamheden kunnen direct worden ingesproken en worden automatisch omgezet in een gestructureerde werkbon, bonnetjes worden simpelweg gescand en direct verwerkt, en vanuit een werkbon kan met één klik een factuur worden gegenereerd. De gebruiker handelt daardoor zijn administratie direct af en hoeft hij dit later niet nogmaals te doen.
Hoe het werkt
De kern van de app is dat ongestructureerde input direct wordt omgezet naar bruikbare administratie. Werkzaamheden kunnen worden ingesproken of handmatig ingevoerd, waarna AI dit vertaalt naar gestructureerde werkbonnen met klant, uren, materialen, reiskosten en btw. Onder de motorkap gebruiken we een combinatie van spraakherkenning, document parsing en AI-modellen die context begrijpen en vertalen naar administratieve data. Daarnaast bouwden we een slimme bonnetjesflow. Een foto of PDF is voldoende om automatisch datum, leverancier, bedrag en btw te herkennen. Handmatig overtypen verdwijnt vrijwel volledig, terwijl de gebruiker altijd controle houdt. Ook rittenregistratie is geïntegreerd. Ritten kunnen worden ingesproken of handmatig toegevoegd, waarbij adressen en afstanden automatisch worden verwerkt en direct gekoppeld kunnen worden aan een klus of als losse zakelijke rit worden opgeslagen.
Van werkbon naar factuur en inzicht
De kracht van deze oplossing zit in de volledige keten. Vanuit een werkbon kan de gebruiker direct een professionele factuur genereren, inclusief btw-berekening, factuurnummering, eigen branding en PDF-export. Zonder opnieuw gegevens in te voeren. Tegelijkertijd biedt het dashboard realtime inzicht in omzet, kosten, winst en btw, inclusief kwartaaloverzichten en exports die direct bruikbaar zijn voor de boekhouder.
Niet generiek, maar sectorspecifiek
Wat deze oplossing onderscheidt, is dat de AI-logica niet generiek is opgebouwd. De app wordt getraind door input van gebruikers en houdt rekening met verschillende beroepsgroepen en hun manier van werken, zoals hoveniers, fotografen, consultants en personal trainers. Daardoor sluit de invoer en verwerking beter aan op de praktijk, inclusief relevante categorieën, taalgebruik en btw-logica.
De resultaten
Deze oplossing levert:
Tot 70–80% minder handmatig administratief werk
Snellere facturatie, vaak direct na het werk in plaats van dagen later
Minder fouten door automatische herkenning van bedragen, btw en gegevens
Meer grip op de onderneming met realtime inzicht in omzet, kosten en openstaande facturen
Eén schaalbare workflow waarin administratie, facturatie en rapportage samenkomen
Wat dit laat zien
Dit project is een goed voorbeeld van hoe wij AI inzetten. Niet als losse feature, maar als onderdeel van een complete workflow. We analyseren waar tijd verloren gaat, structureren ongestructureerde input en verbinden losse stappen tot één vloeiend proces. Geen demo of experiment, maar een praktisch product dat dagelijks werk uit handen neemt.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen?
Wij analyseren je processen en bouwen automatiseringen die direct tijd en kosten besparen. Plan een gratis consult in en één sessie brengen we concreet in kaart waar de grootste winst zit.
Benieuwd naar de AdMemo app? Ontdek meer over AdMemo.
